Follow-up, Feedback, One-on-One: 3 Níveis de Comunicação na Liderança

Comunicação na Liderança: Follow-up, Feedback e One-on-One

A comunicação é o meio para nutrir relacionamentos de confiança, criar condições de trabalho mais produtivas e construir carreiras prósperas!

✨ Destaques

• O Follow up é necessário, porém insuficiente para manter a alta performance do seu time

• O Feedback é um impulsionador do desenvolvimento das pessoas

• Na Liderança Humanizada, o líder é um mentor para as pessoas do seu time

  
  

Follow up, Feedback, One-on-One: qual dessas ferramentas de comunicação você utiliza como líder?

Nas conversas com executivos e empreendedores, percebi que ainda há necessidade de clarearmos os níveis de interação entre o líder e as pessoas da sua equipe, para que a comunicação seja usada estrategicamente tanto no alcance dos objetivos da empresa quanto no aumento da satisfação do liderado. Então vamos lá!

Partimos do pressuposto que os objetivos e metas já foram definidos e as diretrizes principais também tenham sido expostas para os envolvidos, permitindo o início dos trabalhos. No andar da carruagem, então, a comunicação acontece de diferentes formas, cada uma com seus próprios objetivos, relevância e peculiaridades que devem ser consideradas para que sejam frutíferas.

Follow-up

Esse é o primeiro nível de comunicação estabelecido entre o líder e o profissional que se reporta a ele no dia a dia de trabalho, e acontece em todos os níveis de liderança da empresa.

O objetivo do follow-up é manter o acompanhamento dos projetos ou atividades que estão sob responsabilidade do líder e são executadas pelo time. Nessa interação, as perguntas são relativas aos recursos disponíveis – se estão atendendo à necessidade ou se é preciso aportar algo mais (pessoas, tecnologia específica, etc); ao cronograma – está seguindo como previsto ou necessita ajuste em função de algum imprevisto; entre outros temas práticos relativos aos fatores que impactam diretamente na execução do projeto.

No caso das lideranças intermediárias, como os gerentes, por exemplo, é comum experimentarem as duas pontas do processo: hora respondendo ao seu diretor ou C-level, hora questionando os profissionais da sua equipe. Tudo para garantir que o fluxo das atividades viabilize com sucesso o atingimento do resultado esperado.

A frequência do follow-up varia de acordo com cada atividade, mas geralmente acontece pelo menos uma vez por semana, mesmo que de forma rápida e muitas vezes remota (e-mail, call, mensagens). Seja em empresas tradicionais ou da nova economia, é uma prática cotidiana e sempre necessária. Todavia, restringir-se ao follow-up não é mais possível no ambiente em plena transformação em que vivemos. Os líderes que conduzem os negócios e as pessoas nesse novo momento precisam aprofundar suas competências de comunicação para conquistarem o engajamento e a melhor entrega das pessoas que participam dos seus times.

Feedback

O feedback já representa um nível mais elaborado de comunicação no trabalho. Diferente do Follow up, o foco não é só o andamento da atividade ou os recursos externos para garanti-la.

No feedback, o objetivo do líder é dar retorno para o liderado sobre como percebe o seu comportamento e como esse comportamento impacta os resultados da atividade que executa. Ou seja, trata-se de comparar o comportamento observável e a eficácia do trabalho. Também pode se referir ao impacto do comportamento do liderado nos seus colegas de trabalho, pares de equipe, subordinados ou mesmo pessoas de outras áreas da empresa, fornecedores, parceiros, clientes.

Enfim, o feedback é uma oportunidade preciosa que o líder tem para alinhar com o colaborador que tipo de comportamento observável está de acordo com as expectativas da empresa e gerando benefícios, e que comportamentos deveriam ser evitados ou ajustados para melhorar o resultado do trabalho.

🎯 A importância da especificidade

Nesse sentido, quanto mais claro e específico for o feedback, mais eficaz ele será.

Por isso é importante que o líder dê exemplos concretos, pontuando as ações observadas de cada aspecto mencionado.

Exemplo prático:

Ao invés de dizer "percebo que você às vezes é agressivo e afasta as pessoas", poderia especificar "em situações como a reunião com a área de Suporte, percebi que o tom de voz que você usou e as perguntas que fez causaram uma postura reativa na equipe. Quem sabe se você mostrasse a eles os dados que temos das últimas semanas e o quanto é importante que eles façam as correções necessárias no sistema, teria conquistado maior engajamento para solucionarmos o problema mais rápido."

Melhor ainda do que sugerir novos comportamentos, seria o líder provocar a reflexão do seu liderado, fazendo com que ele mesmo aponte caminhos alternativos.

Como o feedback é uma oportunidade de melhoria do desempenho do liderado, é fundamental que essa intenção norteie a conversa desde o princípio. Essa interação pode ocorrer também entre pares, ou mesmo um feedback do profissional para o seu líder, quando há abertura. Em qualquer uma das direções, só fará sentido se partir do interesse genuíno de contribuir com o desenvolvimento de quem recebe e melhorar a relação de trabalho entre os envolvidos.

Em relação à frequência, muitas empresas de setores mais tradicionais da economia adotam o feedback formal a cada semestre (ou ano), enquanto empresas de segmentos mais ágeis, como as de tecnologia, por exemplo, a cada trimestre. De qualquer forma, o ideal é que o feedback não fique restrito a esses momentos convencionados, mas seja usado sempre que necessário, para garantir a melhor interação possível e resultados de trabalho mais satisfatórios.

One-on-One

Enquanto o Follow up trata do fluxo do trabalho e o feedback centra-se na relação entre os aspectos comportamentais e os resultados apresentados pelo colaborador, o One-on-One foca na pessoa!

Trata-se de um nível mais profundo de comunicação, que exige o estabelecimento de um ambiente de confiança no qual líder e liderado sentem-se confortáveis para falar inclusive de sentimentos. Perguntas ligadas à percepção do colaborador sobre o seu momento de carreira, a relação com as pessoas na empresa, o alinhamento entre suas competências, gostos, e as atividades que exerce, etc, são colocadas pelo líder para que este possa escutar o seu liderado.

Aspectos voltados a construção de futuro, sonhos, possíveis barreiras, motivações e desmotivações cotidianas também são contemplados. E, mais do que isso, o One-on-One é um espaço aberto para que o colaborador fale sobre aspectos pessoais com o seu líder. Esse é o grande avanço, o sinal de que as organizações finalmente começam a perceber o colaborador como um ser humano integral, uma pessoa que exerce uma função no trabalho, mas que também experiência muitas outras dimensões da vida.

O impacto transformador

Esse enriquecimento do nível de comunicação na liderança tem potencial para:

• Mitigar inúmeros problemas

• Aumentar a retenção de talentos

• Elevar o nível de felicidade no trabalho

• Gerar impacto positivo em toda a sociedade

Isso porque contribui para a criação de uma cultura muito mais colaborativa, integrativa e saudável, simplesmente por permitir que as pessoas se reconheçam na sua inteireza.

Como trata-se de uma prática muito recente nas organizações, o One-on-One ainda está sendo incorporado pelos líderes, e cada empresa estabelece a sua própria frequência e dinâmica.

💡 Cases de sucesso

Os protagonistas na aplicação do One-on-One tem sido os líderes de empresas de tecnologia, pela natural aderência mais rápida desse segmento às transformações de mercado, e também pelo perfil de seus CEOs e demais gestores, muitas vezes profissionais jovens, que já cresceram em um ambiente mais aberto e comunicativo. Quem já é adepto dessa prática recomenda.

Na entrevista ao podcast "Líderes de um Novo Mundo", por exemplo, o CEO da Involves, André Krummenauer, conta como foi a implantação do One-on-One na empresa e ressalta os benefícios e resultados, pontuando como um dos principais diferenciais do líder da atualidade (entrevista na íntegra no Spotify e no YouTube).

🤝 Dica

No processo de aprendizado, o ideal para quem ainda não pratica One-on-One é realizar uma primeira edição com cada subordinado e, juntos, descobrirem a periodicidade que melhor funciona para o seu time.

Vale lembrar que, assim como o One-on-One exige um clima de confiança entre as partes, ele também fortalece esse clima. Em outras palavras, não é preciso esperar ter um clima ideal para iniciar a prática, mas sim ter abertura e boa vontade para dar o primeiro passo nessa direção. E, como todo o primeiro passo, esse movimento exige coragem e humildade… Duas qualidades fundamentais nos líderes que estão dispostos a fazer a diferença na empresa, no mercado e na vida das pessoas!